Referat Organizacyjny i Promocji Gminy
Zakres działania Referatu Organizacyjnego i Promocji Gminy:
1. Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania pracy Urzędu.
2. Rozpatrywanie sporów kompetencyjnych między referatami.
3. Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków dot. Urzędu oraz nadzorowanie ich załatwienia.
4. Prowadzenie spisu inwentarza biurowego.
5. Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta.
6. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw.
7. Prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznej Urzędu.
8. Prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych.
9. Koordynacja prac związanych z zatrudnieniem stażystów, pracowników interwencyjnych i w ramach prac publicznych.
10. Opracowywanie w miarę potrzeb propozycji zmian w regulaminie organizacyjnym Urzędu.
11. Prowadzenie spraw dotyczących koordynowania programu zadań Urzędu.
12. Kontrolowanie i potwierdzanie zużycia energii elektrycznej, gazu, wody, opłat za telefony, wywozu nieczystości.
13. Wykonywanie zadań zleconych związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi, samorządowymi, wójta gminy oraz referendum gminnym w tym:
a/ przygotowywanie stosownych uchwał,
b/ zapewnienie obsługi techniczno – materialnych warunków pracy obwodowych komisji wyborczych,
c/ plakatowanie obwieszczeń wyborczych itp.
14. Sprawowanie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady, jej Przewodniczącego oraz komisji, a w szczególności:
a/ przygotowywanie materiałów na posiedzenia oraz zapewnienie ich terminowego doręczenia.
b/ zabezpieczenie właściwych warunków przeprowadzenia sesji, zebrań, posiedzeń,
c/ sporządzanie protokołów z sesji, posiedzeń, zebrań,
d/ opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady i jej komisji,
e/ prowadzenie rejestru uchwał Rady,
f/ prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,
g/ prowadzenie rejestru skarg i wniosków skierowanych do Rady,
h/ wykonywanie innych poleceń Przewodniczącego Rady Gminy związanych z obsługą Rady Gminy w tym: przygotowywanie spotkań Przewodniczącego i radnych,
i/ opracowywanie materiałów z sesji Rady i posiedzeń komisji, przekazywanie ich Wójtowi i odpowiednio merytorycznym referatom i podległym jednostkom organizacyjnym w celu zapewnienia ich realizacji, czuwanie nad terminowym informowaniem Rady i komisji o realizacji podjętych uchwał, ustaleń i wniosków,
j/ terminowe przedkładanie uchwał Rady organom nadzoru,
k/ umieszczanie podjętych uchwał na urzędowych tablicach ogłoszeń oraz przekazywanie podjętych uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
l/ prowadzenie rejestru udostępniania zainteresowanym osobom protokołów z sesji oraz protokołów z komisji Rady,
ł/ prowadzenie planu dyżurów radnych.
15. Prowadzenie kancelarii Urzędu:
a/ ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,
b/ wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,
c/ obsługa centrali telefonicznej,
d/przyjmowanie i nadawanie faksów,
e/ udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy,
f/ czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji Urzędu.
16. Obsługa techniczno – biurowa narad i zebrań organizowanych przez Wójta.
17. Prenumerata prasy, dzienników urzędowych, prowadzenie biblioteki Urzędu.
18. Prowadzenie rejestru wykonywanych pieczęci.
19. Udostępnianie interesantom zbioru przepisów prawnych.
20. Prowadzenie archiwum Urzędu i współdziałanie z Archiwum Państwowym w tym:
a/ przyjmowanie do archiwum akt spraw ostatecznie załatwionych, z referatów oraz jednostek organizacyjnych,
b/ brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym,
c/ przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego,
d/ sporządzanie i prowadzenie spisów dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej przechowywanej w archiwum Urzędu.
21. Zapewnienie odpowiedniego wyposażenia stanowisk pracy.
22. Zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe.
23. Prowadzenie spraw bhp i p. poż. oraz spraw socjalno bytowych pracowników.
24. Prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami oraz konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego, w tym organizowanie konserwacji i napraw urządzeń technicznych Urzędu.
25. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem sprzętu i mienia stanowiącego własność Urzędu.
26. Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości lokali biurowych i użytkowych znajdujących się w budynkach Urzędu.
27. Prowadzenie spraw związanych z prawidłową eksploatacją, konserwacją, naprawą oraz ubezpieczeniem pojazdów służbowych stanowiących własność Urzędu.
28. Prowadzenie rozliczeń zakupu paliwa w samochodach służbowych.
29. Prowadzenie aktualizacji urzędowych tablic informacyjnych.
30. Gromadzenie informacji oraz przygotowywanie i dystrybucja materiałów (foldery, broszury, raporty, itp.) promujące gminę.
31. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy oraz koordynacja ich działalności w zakresie promocji gminy.
32. Organizowanie współpracy gminy z zagranicą, w tym nadzorowanie procesu integracji gminy z Unią Europejską.
33. Bieżąca ocena realizacji Strategii Rozwoju Gminy i przedkładania Wójtowi wniosków dotyczących zmian w strategii.
34. Działanie na rzecz zwiększania zaufania do Urzędu oraz tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu.
35. Przekazywanie informacji o działalności Rady, Wójta i Urzędu Gminy poprzez stałą współpracę z mediami, aktualizację strony WWW oraz aktualizację Biuletynu Informacji Publicznej.
36. Monitoring prasy – zbieranie wycinków prasowych, fotografii itp.
37. Nawiązywanie kontaktów z organizacjami społecznymi, instytucjami oraz innymi gminami.
38. Organizowanie ochrony informacji niejawnych.
39. Zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych.
40. Zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej.
41. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.
42. Okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów.
43. Opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji.
44. Organizacja szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.
45. Przeprowadzanie zwykłego postępowania sprawdzającego w niezbędnych przypadkach.
46. Nadzór nad Kancelarią Tajną.
Referat Organizacyjny i Promocji Gminy przy znakowaniu pism używa symbolu „WO”.