Referat Organizacyjny i Promocji Gminy

 w Urząd Gminy

Zakres działania Referatu Organizacyjnego i Promocji Gminy:

1. Zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania pracy Urzędu.

2. Rozpatrywanie sporów kompetencyjnych między referatami.

3. Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków dot. Urzędu oraz nadzorowanie ich załatwienia.

4. Prowadzenie spisu inwentarza biurowego.

5. Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta.

6. Prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw.

7. Prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznej Urzędu.

8. Prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych.

9. Koordynacja prac związanych z zatrudnieniem stażystów, pracowników interwencyjnych i w ramach prac publicznych.

10. Opracowywanie w miarę potrzeb propozycji zmian w regulaminie organizacyjnym Urzędu.

11. Prowadzenie spraw dotyczących koordynowania programu zadań Urzędu.

12. Kontrolowanie i potwierdzanie zużycia energii elektrycznej, gazu, wody, opłat za telefony, wywozu nieczystości.

13. Wykonywanie zadań zleconych związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi, samorządowymi, wójta gminy oraz referendum gminnym w tym:

a/ przygotowywanie stosownych uchwał,

b/ zapewnienie obsługi techniczno – materialnych warunków pracy obwodowych komisji wyborczych,

c/ plakatowanie obwieszczeń wyborczych itp.

14. Sprawowanie obsługi kancelaryjno – biurowej Rady, jej Przewodniczącego oraz komisji, a w szczególności:

a/ przygotowywanie materiałów na posiedzenia oraz zapewnienie ich terminowego doręczenia.

b/ zabezpieczenie właściwych warunków przeprowadzenia sesji, zebrań, posiedzeń,

c/ sporządzanie protokołów z sesji, posiedzeń, zebrań,

d/ opracowywanie sprawozdań i informacji z działalności Rady i jej komisji,

e/ prowadzenie rejestru uchwał Rady,

f/ prowadzenie rejestru wniosków i opinii komisji Rady,

g/ prowadzenie rejestru skarg i wniosków skierowanych do Rady,

h/ wykonywanie innych poleceń Przewodniczącego Rady Gminy związanych z obsługą Rady Gminy w tym: przygotowywanie spotkań Przewodniczącego i radnych,

i/ opracowywanie materiałów z sesji Rady i posiedzeń komisji, przekazywanie ich Wójtowi i odpowiednio merytorycznym referatom i podległym jednostkom organizacyjnym w celu zapewnienia ich realizacji, czuwanie nad terminowym informowaniem Rady i komisji o realizacji podjętych uchwał, ustaleń i wniosków,

j/ terminowe przedkładanie uchwał Rady organom nadzoru,

k/ umieszczanie podjętych uchwał na urzędowych tablicach ogłoszeń oraz przekazywanie podjętych uchwał do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,

l/ prowadzenie rejestru udostępniania zainteresowanym osobom protokołów          z sesji oraz protokołów z komisji Rady,

ł/ prowadzenie planu dyżurów radnych.

15. Prowadzenie kancelarii Urzędu:

a/ ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

b/ wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

c/ obsługa centrali telefonicznej,

d/przyjmowanie i nadawanie faksów,

e/ udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby – kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy,

f/ czuwanie nad sprawnym obiegiem dokumentów i korespondencji Urzędu.

16. Obsługa techniczno – biurowa narad i zebrań organizowanych przez Wójta.

17. Prenumerata prasy, dzienników urzędowych, prowadzenie biblioteki Urzędu.

18. Prowadzenie rejestru wykonywanych pieczęci.

19. Udostępnianie interesantom zbioru przepisów prawnych.

20. Prowadzenie archiwum Urzędu i współdziałanie z Archiwum Państwowym   w tym:

a/ przyjmowanie do archiwum akt spraw ostatecznie załatwionych, z referatów oraz jednostek organizacyjnych,

b/ brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym,

c/ przekazywanie dokumentacji archiwalnej do Archiwum Państwowego,

d/ sporządzanie i prowadzenie spisów dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej przechowywanej w archiwum Urzędu.

21. Zapewnienie odpowiedniego wyposażenia stanowisk pracy.

22. Zaopatrzenie Urzędu w materiały biurowe.

23. Prowadzenie spraw bhp i p. poż. oraz spraw socjalno bytowych pracowników.

24. Prowadzenie spraw związanych z bieżącymi remontami oraz konserwacją pomieszczeń i inwentarza biurowego, w tym organizowanie konserwacji i napraw urządzeń technicznych Urzędu.

25. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem sprzętu i mienia stanowiącego własność Urzędu.

26. Nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości lokali biurowych i użytkowych znajdujących się w budynkach Urzędu.

27. Prowadzenie spraw związanych z prawidłową eksploatacją, konserwacją, naprawą oraz ubezpieczeniem pojazdów służbowych stanowiących własność Urzędu.

28. Prowadzenie rozliczeń zakupu paliwa w samochodach służbowych.

29. Prowadzenie aktualizacji urzędowych tablic informacyjnych.

30. Gromadzenie informacji oraz przygotowywanie i dystrybucja materiałów (foldery, broszury, raporty, itp.) promujące gminę.

31. Współpraca z jednostkami organizacyjnymi gminy oraz koordynacja ich działalności w zakresie promocji gminy.

32. Organizowanie współpracy gminy z zagranicą, w tym nadzorowanie procesu integracji gminy z Unią Europejską.

33. Bieżąca ocena realizacji Strategii Rozwoju Gminy i przedkładania Wójtowi wniosków dotyczących zmian w strategii.

34. Działanie na rzecz zwiększania zaufania do Urzędu oraz tworzenie pozytywnego wizerunku Urzędu.

35. Przekazywanie informacji o działalności Rady, Wójta i Urzędu Gminy poprzez stałą współpracę z mediami, aktualizację strony WWW oraz aktualizację Biuletynu Informacji Publicznej.

36. Monitoring prasy – zbieranie wycinków prasowych, fotografii itp.

37. Nawiązywanie kontaktów z organizacjami społecznymi, instytucjami oraz innymi gminami.

38. Organizowanie ochrony informacji niejawnych.

39. Zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych.

40. Zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej.

41. Kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.

42. Okresowa kontrola ewidencji materiałów i obiegu dokumentów.

43. Opracowywanie planu ochrony jednostki organizacyjnej i nadzorowanie jego realizacji.

44. Organizacja szkolenia pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

45. Przeprowadzanie zwykłego postępowania sprawdzającego w niezbędnych przypadkach.

46. Nadzór nad Kancelarią Tajną.

Referat Organizacyjny i Promocji Gminy przy znakowaniu pism używa symbolu „WO”.

Zostaw komentarz