Instrukcja w sprawie zasad udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Gminy Garwolin
- 1.
- Udostępnianie informacji, znajdującej się w posiadaniu Urzędu Gminy Garwolin następuje poprzez:
- Ogłaszanie informacji publicznej, w tym dokumentów urzędowych na stronach Biuletynu Informacji Publicznej, na stronie internetowej Urzędu,
- Udostępnianie na wniosek zainteresowanego,
- Wyłożenie lub wywieszenie w miejscach ogólnie dostępnych.
- Informacja publiczna, która nie została umieszczona w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Garwolin jest udostępniana na wniosek.
- W celu ułatwienia dostępu do informacji publicznej ustala się – w załączniku nr 2 do zarządzenia – fakultatywny wzór wniosku o udostępnienie informacji publicznej.
- 2.
Ilekroć w instrukcji jest mowa o:
- Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Garwolin,
- Biuletynie – należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Gminy Garwolin,
- Zarządzeniu – należy przez to rozumieć Zarządzenie Wójta Gminy Garwolin
w sprawie zasad udostępniania informacji publicznej, - Instrukcji – należy przez to rozumieć Instrukcję w sprawie zasad udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Gminy Garwolin.
- 3.
- Kierownicy Referatów oraz pracownicy samodzielnych stanowisk pracy ponoszą odpowiedzialność za udostępnianie informacji publicznej, będącej w posiadaniu kierowanych przez nich referatów, zgodnie z właściwością rzeczową określoną
w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Garwolin oraz w szczegółowym zakresie zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne Urzędu. - Kierownicy referatów organizują pracę podległych referatów Urzędu w sposób gwarantujący realizację prawa dostępu do informacji publicznej, a w szczególności:
- Dokonują kwalifikacji informacji publicznej i określają sposób jej udostępniania, a w przypadku, o którym mowa w §1 ust. 1 pkt 3 wyznaczają miejsce i termin wyłożenia lub wywieszenia informacji publicznej,
- Zapewniają prawidłową organizację udostępniania informacji publicznej oraz terminowość załatwienia wniosków o udostępnienie informacji publicznej
w ramach właściwości rzeczowej jednostki, - Zapewniają wgląd do dokumentów urzędowych, w tym sporządzanie
w obecności wyznaczonego pracownika odpisów i notatek, - Zabezpieczają możliwość kopiowania, wydruku, przesyłania lub przeniesienia informacji publicznej na powszechnie stosowany elektroniczny nośnik danych (tj. CD-ROM, DVD lub pendrive).
- 4.
- Każdy wpływający do Urzędu wniosek o udostępnienie informacji publicznej w formie pisemnej lub elektronicznej podlega zarejestrowaniu w Rejestrze wniosków
o udostępnienie informacji publicznej, prowadzonym przez Referat Organizacyjno – Oświatowy i Spraw Obywatelskich. - Rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznej zawiera następujące dane:
- liczba porządkowa,
- data wpływu,
- od kogo wpłynął wniosek,
- przedmiot wniosku,
- data i komu przekazano wniosek,
- informacje:
- o przedłużeniu terminu realizacji wniosku,
- o naliczeniu opłaty za nośniki informacji publicznej,
- o braku technicznych możliwości udostępnienia informacji w formie wskazanej we wniosku,
- że przedmiotem wniosku jest informacja przetworzona.
- Data oraz sposób załatwienia wniosku.
- Rejestr prowadzi pracownik ds. techniczno – kancelaryjnych.
- Przeniesienia informacji publicznej na elektroniczny nośnik danych jak również przesłania informacji publicznej przy wykorzystaniu poczty elektronicznej, dokonuje pracownik będący użytkownikiem systemu teleinformatycznego funkcjonującego
w Urzędzie Gminy Garwolin, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa obowiązującymi
w urzędzie.
- 5.
- Po otrzymaniu wniosku o udostępnienie informacji publicznej oryginał rejestruje się
w rejestrze wniosków o udostępnienie informacji publicznej a następnie dekretuje się, do pracownika który w zakresie obowiązków służbowych na zajmowanym stanowisku odpowiada za udzielanie odpowiedzi na wnioski o udzielenie informacji publicznej oraz ich publikację. Następnie wniosek konsultowany jest z Kierownikiem referatu
w posiadaniu którego są żądane we wniosku informacje. Niezwłocznie weryfikują informacje i dokumenty, na bazie których przygotowują projekt odpowiedzi, mając na względzie zakres możliwości udostępniania. Zasadnym jest każdorazowe skonsultowanie z radcą prawnym właściwości i zakresu udostępniania informacji publicznej. - W przypadku gdy wnioskodawca wymaga, aby udostępniona informacja została zatwierdzona elektronicznym podpisem kwalifikowanym, czynności tej dokonuje Wójt lub upoważniona przez niego osoba.
- 6.
- Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, z zastrzeżeniem ust.2
- Jeżeli wytworzenie informacji publicznej wiąże się z poniesieniem dodatkowych kosztów, dopuszcza się pobranie od wnioskodawcy opłaty w wysokości odpowiadającej tym kosztom, zgodnie z wykazem pobieranych opłat stosowanych przy udostępnianiu informacji publicznej, stanowiących załącznik nr 3 do Zarządzenia.
- W razie poboru opłaty:
- W terminie 14 dni od daty złożenia wniosku, powiadamia się wnioskodawcę o konieczności wniesienia opłaty w związku z udostępnieniem informacji publicznej,
- Wnioskodawca w terminie 14 dni od otrzymania powiadomienia może:
- Uiścić opłatę,
- Zmienić wniosek o udostępnienie informacji publicznej – wówczas zmodyfikowany wniosek rozpatrujemy ponownie,
- Wycofać wniosek o udostępnienie informacji publicznej – wówczas wniosek nie podlega dalszemu rozpatrywaniu.
- Opłaty dokonuje się na rachunek bankowy Gminy Garwolin, określając przedmiot opłaty.
- 7
Wykonywanie obowiązków polegających na udostępnianiu informacji publicznej na wniosek podlega nadzorowi Sekretarza Gminy Garwolin.