Regulamin

Załącznik do Zarządzenia Nr 1/2021 z dnia 04.01.2021 r.

REGULAMIN
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI
DO 130 000 ZŁ
zwany dalej „Regulaminem”

§ 1 Zasady ogólne

1. Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości do 130 000 zł (dalej: Regulamin) stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa w ciągu roku budżetowego, ustalona z należytą starannością, przekracza kwotę 50 000 zł netto, a nie przekracza w ramach danego zamówienia równowartości 130 000 zł netto.
2. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad: zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości, racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.
3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.
4. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.
5. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są: kierownicy referatów, inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 2 Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia

1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik jednostki odpowiedzialny za przeprowadzenie postępowania szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia:
1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
2) czy wydatek ma pokrycie w budżecie Gminy.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się przy zastosowaniu jednej z następujących metod:
1) analizy cen rynkowych;
2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia
(np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.
5. Zamówień na roboty budowlane – bez względu na wartość szacunkową zamówienia – udziela się w formie pisemnej umowy.
6. Zamówień na dostawy i usługi można udzielać w formie pisemnego zlecenia.
7. Do zamówień objętych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 3 Udzielanie zamówienia o wartości powyżej 50 000 zł/netto do kwoty 130 000 zł/netto

1. Zamówienia publiczne o wartości powyżej 50 000 zł/netto do kwoty 130 000 zł/netto udziela się w drodze zapytania ofertowego skierowanego do co najmniej 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, o ile na rynku istnieje 3 potencjalnych Wykonawców danego zamówienia. W przeciwnym razie zapytanie ofertowe kieruje się do mniejszej liczby wykonawców.
3. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do potencjalnych wykonawców, w formie pisemnej, osobistej, drogą pocztową lub elektroniczną (e-mail lub fax).
4. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia zgodne z wymaganiami zawartymi w zapytaniu ofertowym.
5. Jeżeli w odpowiedzi na zapytanie ofertowe otrzymano tylko jedna ofertę, Zamawiający może uznać tę ofertę za najkorzystniejszą.
5. Zamówienia w imieniu jednostki udziela kierownik zamawiającego.

§ 4 Udzielenie zamówienia

1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.
2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy kierownik referatu lub pracownik jednostki informuję wykonawcę, którego oferta była najkorzystniejsza, o jej wyborze oraz przygotowuje projekt umowy.
3. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej z uwzględnieniem § 2 ust. 5 i 6. Umowę podpisuje kierownik zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba.
4. Umowę sporządza się co najmniej w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których dwa egzemplarze przeznaczony są dla Zamawiającego, a jeden dla Wykonawcy.

§ 5 Zasady dokumentacji

1. Kierownik referatu bądź pracownik jednostki dokumentuje procedurę udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad określonych w Regulaminie.
2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowywać należy przez okres co najmniej 5 lat od udzielenia zamówienia, a w przypadku zamówień finansowanych ze środków zewnętrznych zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie.

§ 6 Odstąpienie od stosowania Regulaminu

1. W uzasadnionych przypadkach przepisów Regulaminu określonych w § 3 nie stosuje się do zamówień na dostawy i usługi, roboty budowlane gdy:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:
– z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
– z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,
– w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
2) ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie jest możliwe przeprowadzenie rozpoznania rynku.

§ 7
Regulamin wchodzi w życie od dnia 04.01.2021 r.